Taakomschrijving
Als Medewerker Planning werk je onder de verantwoordelijkheid van het diensthoofd Beleid en Organisatie en ondersteun je de organisatie van het Koninklijk Conservatorium Antwerpen op het vlak van les- en examenplanning. Je werkt de planningen autonoom uit in nauwe samenspraak met opleidingshoofden, artistieke coördinatoren, vakgroepvoorzitters, docenten en de productieafdeling. Je verwerkt alles in het online roosteringsysteem Asimut om bij te dragen aan de vlotte en operationele werking van het Conservatorium. Je volgt samen met je collega’s van het Onthaal de dagdagelijkse bijsturing van de planning op.
Je staat onder andere in voor:
- de verwerking van gegevens met betrekking tot uurrooster en planning. Je verzamelt gegevens m.b.t. beschikbaarheid van docenten en lokalen voor lesopdrachten, toelatingsproeven en examens, je contacteert juryleden voor openbare proeven en toelatingsproeven binnen de opleiding Muziek, je integreert alle gegevens in het online roosteringsysteem Asimut rekening houdend met verschillende parameters zoals de grootte van de lokalen, aanwezigheid van piano's, ...;
- het uitvoeren van uiteenlopende administratieve taken binnen vastgelegde afspraken en procedures, teneinde bij te dragen aan de efficiënte en operationele werking van de processen van het Conservatorium. Je volgt de planning proactief op en zorgt dat lessen en examens tijdig ingepland geraken in de gepaste lokalen, je verzorgt de logistieke ondersteuning (zoals o.a. catering) bij openbare proeven, je volgt samen met de collega's van het Onthaal de eventuele wijzigingen op in het dagelijkse rooster, je bemant in uitzonderlijke gevallen (bij ziekte of overmacht) het Onthaal;
- het fungeren als aanspreekpunt, via de verschillende communicatiekanalen, voor recurrente vragen met betrekking tot de les- en examenplanning. Zo verzorg je de communicatie naar de studenten en collega's via Asimut en Digitap, je volgt de externe communicatie m.b.t. openbare proeven op via de website, je woont interne werkgroepen bij zoals o.a. overleg met de vakgroepvoorzitters Muziek Klassiek en overleg Administratie en Organisatie. Je overlegt met de ICT-beheerder van Asimut;
- het meewerken aan de optimalisatie van de procedures inzake planning en roostering om de administratieve werklast te verlichten en de kwaliteit van de resultaten te verhogen. Je initieert, stimuleert en draagt kwaliteitsvol denken en handelen uit. Je formuleert voorstellen tot bijsturing van interne processen met het oog op een kwalitatieve roostering en planning van het Conservatorium;
- het volgen van de evoluties en ontwikkelingen binnen planning en roostering door het uitwisselen van ervaring en kennis met collega's, het deelnemen aan interne en externe opleidingen.
Profiel
- Je bent in het bezit van een bachelor of graduaat (of gelijkwaardig door ervaring).
- Je hebt minimum 8 jaar ervaring op het vlak van Administratie en Planning in het Hoger Kunstonderwijs en hebt affiniteit met Muziek- en Podiumkunsten.
- Je hebt ruime en aantoonbare ervaring met het dagelijks gebruik van Asimut en Digitap.
- Je denkt creatief mee en bent geïnteresseerd in interdisciplinair werken.
- Je beschikt over sterke administratieve en organisatorische vaardigheden en kan zelfstandig dossiers opvolgen.
- Je bent analytisch ingesteld en kan verbanden leggen tussen verschillende informatiebronnen om tot onderbouwde oplossingen te komen.
- Je gaat kritisch om met informatie en kan procedures, regelgeving en afspraken correct interpreteren en toepassen.
- Je werkt oplossingsgericht en neemt initiatief om processen en werkwijzen te verbeteren.
- Je beschikt over sterke ICT-vaardigheden en kennis van Word en Excel. Ervaring met Asimut is een pluspunt. Je maakt je nieuwe systemen snel eigen.
- Je communiceert vlot en professioneel in het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je onderhoudt constructieve contacten met interne en externe stakeholders en stelt dienstverlening centraal.
- Je bent flexibel en kan je aanpassen aan veranderende omstandigheden.
- Je werkt graag samen, deelt kennis en ideeën met collega's en draagt actief bij aan een positieve teamwerking.
- Je werkt nauwkeurig, kwaliteitsgericht en respecteert deadlines.
- Je bent betrokken, betrouwbaar en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.
- Je toont persoonlijk leiderschap, je neemt verantwoordelijkheid voor je werk en loopbaan en bent in staat tot zelfreflectie.
Aanbod
Onze troeven
- een statutaire aanstelling, met mogelijkheid tot benoeming
- een loon in functie van je kennis en ervaring met een aantrekkelijk groeipad van barema B11 tot B22
- een mooi pakket van vakantiedagen
- gratis hospitalisatieverzekering
- volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
- een fietsvergoeding van 0,231 euro/km
- een laptop en een internetvergoeding van 20 euro per maand
- talrijke kortingen met je lerarenkaart en via Benefits@work
- een werkplek midden in de bruisende metropool Antwerpen
Salaris
Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 4.1 (barema 581 - B11), salarisschaal 4.2 (barema 582 - B12) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link: https://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen
Je kan tot 10 jaar erkenning krijgen van je nuttige beroepservaring.
Je krijgt een aanstelling in een statutair tijdelijk vacant ambt voor 100% ten vroegste vanaf 01-01-2027 en voor onbepaalde duur.
Toelatingsvoorwaarden
- Je bent in het bezit van een bachelor of graduaat (of gelijkwaardig door ervaring).
- Je hebt minimum 8 jaar ervaring op het vlak van Administratie en Planning in het Hoger Kunstonderwijs.
- Je hebt ruime en aantoonbare ervaring met het dagelijks gebruik van Asimut en Digitap.
Let op: Enkel als je aan alle toelatingsvoorwaarden voldoet, kom je in aanmerking voor deze functie.
Solliciteer
Plaats van tewerkstelling
campus deSingel - Desguinlei 25, 2018 Antwerpen
Wijze van solliciteren
Tot en met 29-11-2026 kan je uitsluitend via
http://vacatures.ap.be/ kandideren. Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een
NARIC-gelijkwaardigheid van het gevraagde diploma.
Ben je niet in het bezit van het vereiste diploma, maar beschik je wel over een diploma secundair onderwijs en heb je minstens 5 jaar relevante ervaring? Dan kan je - in een latere fase in het selectieproces – aan de hand van een portfolio erkenning krijgen van eerder verworven competenties. Dit portfolio moet binnen 2 weken na de kennisgeving van de weerhouding worden ingediend.
Selectieprocedure
De selectie gebeurt door een selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor een selectiegesprek op 08-12-2026 tussen 13 en 17 uur. Een bijkomende selectieronde en/of proef kan georganiseerd worden.
