FAQ Digitale examens | AP Hogeschool Overslaan en naar de inhoud gaan

FAQ Digitale examens

AP wil voor iedereen graag veilige en vlotte examens verzekeren. Daarom zullen we zo veel mogelijk examens vanop afstand organiseren. Maar hoe gaat dat nu precies in z'n werk? Hier vind je het antwoord op enkele veelgestelde vragen.

We werken met z’n allen digitaal, blijven in ons kot en zoeken naar alternatieve oplossingen voor lessen, opdrachten, sociale activiteiten … Om de social distancing ook tijdens de examens optimaal te kunnen bewaken, zullen we zo veel mogelijk examens digitaal en vanop afstand organiseren. Denk bijvoorbeeld aan mondelinge examens via je webcam, opdrachten die je thuis maakt en digitaal indient, tot schriftelijke examens via je eigen computer.

Alle AP-studenten vulden een bevraging rond digitale examens in. De meest gestelde vragen beantwoorden we op deze pagina. Staat het antwoord op jouw vraag er nog niet tussen? Dan betekent dat dat je vraag nog door je opleiding beantwoord moet worden. De communicatie daarrond zal je nog ontvangen.

Heb je nog vragen over specifieke examens uit je opleiding? Neem dan contact op met je lector of opleidingshoofd. Voor algemene vragen rond de coronamaatregelen aan AP vind je alle informatie op www.ap.be/coronavirus.

De informatie op deze pagina is van toepassing op de studenten in de professionele bacheloropleidingen en graduaten van AP. Volg je een opleiding aan het Koninklijk Conservatorium Antwerpen of de Koninklijke Academie voor Schone Kunsten Antwerpen? Dan vind je aangepaste info op Digitap, via mail of op de website van de Schools of Arts.

1. Algemeen

Waarom gaan de examens digitaal door?  

We hebben besloten om de examens zo veel mogelijk op afstand door te laten gaan. Dat doen we om de verdere verspreiding van het coronavirus te beperken en de gezondheid van onze AP-gemeenschap en die van hun naasten te beschermen. Zo nemen we onze maatschappelijke verantwoordelijkheid op.

Er zijn een aantal examenplaatsen op de campus voorzien, maar door de afstands- en hygiënevoorschriften zijn die zeer beperkt. Daarom worden ze voorbehouden voor wie echt niet over de mogelijkheden beschikt om vanop afstand een digitaal examen af te leggen. Heb je via de studentenbevraging aangegeven dat je thuis niet over de nodige middelen beschikt? Dan word je persoonlijk gecontacteerd door je departement.

Ik beschik normaal over individuele aanpassingen. Blijven die geldig? 

Zijn je dit academiejaar individuele aanpassingen toegekend? Dan word je hierover nog persoonlijk geïnformeerd door je studentenbegeleider. Ook in deze bijzondere omstandigheden willen we zorgen dat je gebruik kan maken van jouw individuele aanpassingen. Hiervoor moeten nog heel wat voorbereidingen gebeuren, meer informatie volgt.

Nu kunnen we je al wel vertellen dat de individuele aanpassing ‘extra tijd bij een examen’ geldig blijft bij de schriftelijke examens op de campus en digitale schriftelijke examens op afstand. De meeste examens zijn opgesteld voor een maximale examentijd van 90 minuten. Met de individuele aanpassing ‘extra tijd bij een examen’ krijg je dan 15 tot 30 minuten extra examentijd, afhankelijk van de opleiding.

Hoe zit het met fraude bij (digitale) examens?

Ook bij digitale examens bouwen we tal van - zichtbare en onzichtbare - maatregelen in om fraude te voorkomen. Zo zal je schriftelijke examens afleggen via speciale software die tijdelijk voorkomt dat je antwoorden kan opzoeken of andere programma’s kan gebruiken (voor de kenners: proctoring software). Laat je dus niet verleiden tot plagiaat of examenfraude, ook niet bij digitale examens.

Wees je bewust van het grote risico en de gevolgen als je betrapt wordt. Wanneer tijdens een examen (schriftelijk examen, digitaal examen, mondeling examen, toetsen, opdrachten, taken en scripties) een onregelmatigheid wordt vastgesteld, dan zal de examentuchtprocedure worden gevolgd zoals beschreven het onderwijs- en examenreglement (art. 21.1 t.e.m. art. 21.5). Dat reglement kan je raadplegen via www.ap.be/reglementen-kalenders.

Ik heb de bevraging rond digitale examens ingevuld, maar ik wil mijn antwoorden aanpassen. Waar kan ik terecht? 

Is je situatie veranderd en wil je wijzigingen aanbrengen aan je antwoorden op de bevraging? Of heb je andere vragen rond de bevraging die je invulde? Neem dan contact op met het secretariaat van je eigen departement. Dat kan via mail:

Ik ben mijn studentenkaart kwijt. Wat nu? 

Bij elk examen moet je je studentenkaart kunnen tonen. Zorg er dus steeds voor dat je je studentenkaart bij de hand hebt. Heb je die niet meer bij je thuis? Dan kan je als alternatief een print van je dossier uit iBaMaFlex gebruiken. Ga naar iBaMaFlex (Mijn Dossier > Personalia) en klik op ‘afdrukken’. All set!

Ik ben ziek en kan daardoor niet deelnemen aan een examen. Wat nu?

Meld je afwezigheid zo snel mogelijk aan het secretariaat van je departement of School of Arts, ten laatste op de dag van het examen. De procedure en regels hierrond vind je terug in het onderwijs- en examenreglement (art. 15.6). Dat kan je raadplegen op www.ap.be/reglementen-kalenders.

Wat als ik (of mijn huisgenoot) tot een risicogroep behoor?

Behoor jij of een huisgenoot tot een risicogroep, en heb je een examen dat op de campus zou doorgaan? Dan kan je mogelijk een beroep doen op overmacht. Neem een kijkje op bij de preventiemaatregelen voor de correcte procedure.

Hoe wordt de exameninzage georganiseerd?

Hierover wordt nog volop een regeling uitgewerkt. Meer informatie volgt zo snel mogelijk via de gekende kanalen.

Ik woon in Nederland. Kan ik naar de campus komen voor examens?

Het reisadvies en de maatregelen de Belgische en de Nederlandse overheid veranderen regelmatig. Houd daarom steeds het advies voor België van het Ministerie van Buitenlandse Zaken in de gaten. Als je langer dan 48 uur in België zal verblijven, moet je voor de Belgische Overheid het Passenger Locator Form invullen. Blijf je minder dan 48 uur in België, dan is dat niet nodig. Kom je door het reisadvies onverwachts toch in de problemen voor een bepaald examen? Neem dan zo snel mogelijk contact op met je lector en/of het secretariaat van je departement.

2. Thuis examens afleggen

In welke ruimte leg ik het best examen af?

  • Je kiest best voor een rustige en afgesloten ruimte, waarin niet wordt gestoord door huisgenoten of huisdieren. Maak hierover op voorhand duidelijke afspraken: zorg dat je huisgenoten weten wanneer je examen aflegt, waar en hoelang. Dat kan trouwens ook een ruimte zijn die je normaal nooit gebruikt om te werken of studeren.
  • Beperk het achtergrondgeluid zo veel je kan. Heb je last om je te concentreren door bepaalde geluiden? Bij schriftelijke examens zullen hoofdtelefoon en oortjes niet toegestaan zijn, dus overweeg je best om oordopjes te gebruiken.
  • Zet je computer op goede ondergrond zet, zoals een tafel of een bureau, en dus niet op je schoot, op een bed of op de grond. Zelf zit je best op een comfortabele stoel.
  • Zorg voor goede verlichting, maar vermijd tegenlicht. Daardoor ben je immers niet goed zichtbaar via je webcam. Heb je bijvoorbeeld een raam achter je, dan verduister je dat best.
  • Om fraude en afleiding tegen te gaan, zorg je er best voor dat er zo weinig mogelijk ander materiaal in je directe omgeving is. Alle hulpmiddelen en informatiebronnen zet je sowieso buiten je bereik en uit je zicht, in een andere kamer. Staat er een boekenkast in de ruimte, dan moet die zo ver van jou staan, dat je er vanop je stoel niet bij kan.
  • Is de ruimte die je gekozen hebt toch niet helemaal geschikt? Probeer dan gerust een andere! Het is niet verplicht om elk examen in dezelfde ruimte af te leggen. Denk eraan om op voorhand te testen of je internetverbinding er zeker sterk genoeg is. 
     

Wat mag er op mijn bureau liggen als ik examen afleg?

Bij thuisexamens gelden dezelfde regels als wanneer je op de campus zelf een examen doet. Op je tafel mag enkel het materiaal liggen dat je nodig hebt voor je examen: de computer waarop je examen aflegt, eventueel aangevuld met het materiaal dat door je lesgever werd opgegeven (bijvoorbeeld kladpapier of cursussen bij een openboekexamen). Je krijgt voor elk examen apart hierover instructies. 

Twijfel je? Vraag het dan na aan je lector!

Mag ik tijdens een digitaal examen naar het toilet gaan?

Dit hangt af van de aard van je examen. Neem daarom altijd aandachtig op voorhand de instructies door. Ga bovendien voor de start van het examen naar het toilet. De meeste examens zullen 90 minuten duren. Bij een examen waarbij een camera en geluid gebruikt worden, kan je niet tussendoor naar het toilet. 

Mag ik kladpapier gebruiken bij digitale examens? 

Dit bepalen je lectoren voor elk digitaal examen apart: voor een aantal examens zal het toegestaan zijn om kladpapier te gebruiken, voor andere mogelijks niet. Je krijgt de instructies bij elk examen.

Ik heb thuis niet de geschikte apparaten (laptop, webcam, microfoon …). Wat nu? 

Heb je in de bevraging rond digitale examens aangegeven dat je geen geschikte apparaten hebt? Dan word je persoonlijk gecontacteerd door je opleiding, om voor elk examen de juiste oplossing te zoeken. Mogelijk zal je uitgenodigd worden om examen te komen afleggen op de campus in aangepaste omstandigheden. 

Heb je nog vragen over specifieke examens? Neem dan contact op met je lector of opleidingshoofd.

Wat als ik toch examens op de campus wil/moet afleggen?

Heb je thuis niet de mogelijkheden om je examen af te leggen? Geen rustige omgeving, of de nodige apparatuur? In uitzonderlijke gevallen kan je digitale examens toch op de campus afleggen. Neem daarvoor zo snel mogelijk contact op met je studentenbegeleider.

Op de campussen gelden strenge preventiemaatregelen, om physical distancing voor iedereen te kunnen garanderen. Lees alle instructies aandachtig na op onze website.

3. Technisch

Welke programma’s heb ik nodig voor mijn digitaal examen? 

Bij verschillende types digitale examens kunnen verschillende programma’s gebruikt worden. Je lector bepaalt of er monitoringprogramma’s gebruikt worden. Voor elk examen ontvang je van je lector duidelijke instructies, zodat je goed weet wat van je verwacht wordt. De meest voorkomende types van digitale examens zijn: 

  • Een digitale test met proctoring tool 
    • Je legt examen af op toets.ap.be.  
    • De lector kan gebruikmaken van de monitoringtool Proctorio
  • Een digitale opdracht 
    • Je maakt een opdracht, die je vervolgens indient via Digitap of toets.ap.be. 
    • De lector kan gebruikmaken van de monitoringtool Examon en/of Teams
  • Mondeling examen via Teams 
    • Via videomeeting met je lector leg je een mondeling examen af. 
    • Je hebt het programma Teams nodig. 

Alle informatie over deze types examens, downloads en oplossingen bij mogelijke problemen vind je op Digitap.

Ik ondervind wifi-problemen. Wat kan ik doen?

Is je internetverbinding niet stabiel genoeg? Dan kan je de volgende zaken uitproberen: 

  • Werk je draadloos? Probeer eens een netwerkkabel om je computer aan te sluiten op je modem. Dit werkt vaak beter.
  • Zet je laptop dichter bij je wifi-zender. 
  • Zet alle andere toestellen die wifi gebruiken af tijdens je examen: je gsm, tablet, een andere laptop, een vaste pc, een spelconsole … Spreek dit goed af met je huisgenoten!
  • Blijf weg van wifi-verstoorders zoals microgolfovens. 
  • Maak van je smartphone een hotspot, je 4G-verbinding is meestal stabieler als je problemen hebt met wifi. 
  • Neem contact op met je internetprovider (Proximus, Telenet …) en vraag om je verbinding te controleren. 
  • Geen verbetering? Contacteer de dienst Studentenvoorzieningen om samen naar oplossingen te zoeken. 
     

Wat moet ik doen bij een technische panne tijdens mijn examen? 

ICT-Helpdesk en noodlijn

Tips en richtlijnen om technisch helemaal goed voorbereid te zijn op de verschillende types van digitale examens, vind je op Digitap. Krijg je ondanks je goede voorbereidingen toch een probleem (internetpanne, stroomonderbreking, technische storing …)? 

  • Bij het opstarten van je examen (vanaf een half uur voor je examen) 
    • Contacteer de hulplijn via chatexachatict.ap.be
    • Lukt dat niet (bv. Door een internetpanne): bel naar het examen-noodnummer +32 3 220 55 98 
  • Tijdens je examen: Bel meteen naar het examen-noodnummer: +32 3 220 55 98 
  • Op een ander moment (niet dringend): contacteer de ICT-Helpdesk van je campus. 

Onze ICT-medewerkers zullen proberen je probleem zo snel mogelijk verhelpen.

TIP!

Print deze SOS-fiche voor je eerste examen uit en houd hem steeds bij de hand. Zo weet je bij een internetpanne, stroomstoring of andere technische moeilijkheden meteen wie je kan contacteren.

Problemen met Proctorio?

Werd Proctorio door een technisch probleem gestopt en moet je opnieuw in je examen geraken? Geen paniek! Via de livechat met de ondersteuning van Proctorio wodt dit snel opgelost. Klik op het schildje, en vervolgens op 'live chat'. Daar krijg je contact met iemand van Proctorio, die je opnieuw toegang kan verlenen. Deze chat zal in het Engels zijn. 

proctorio schildje.png

Andere vragen en ondersteuning bij technische problemen i.v.m. Proctorio vind je op Digitap. Lees daar bovendien zeker op voorhand alle technische richtlijnen na.

Houdt het technische probleem toch aan, zodat je het examen niet kan voorzetten? 
  • Informeer dan zo snel mogelijk je lector en de ombuds van je opleiding via mail.
  • Meld zo snel mogelijk je afwezigheid op het examen aan het departementale secretariaat, zoals beschreven in artikel 15.6 van het onderwijs- en examenreglement. 
  • Vraag, als je dat wenst, tijdig een inhaalexamen (zie ook art. 15.6 van het onderwijs- en examenreglement). 
  • Je kan het onderwijs- en examenreglement van je departement raadplegen via www.ap.be/reglementen-kalenders.

 

Andere technische vragen?

Neem contact op met de ICT-helpdesk van je campus.

4. Proctoring & privacy

Wat is proctoring software en waarom wordt het gebruikt?

De coronamaatregelen hebben een grote impact op ons onderwijs, en ook op de wijze waarop examens plaats kunnen vinden. Op dit moment is het niet mogelijk om op grote schaal examens te organiseren op de campussen. Om de gezondheid van iedereen te beschermen, is de afgelopen weken grondig onderzocht of en in welke mate toetsing en toezicht vanop afstand mogelijk is. Voor heel wat opleidingsonderdelen werd overgeschakeld op alternatieve examenvormen; in enkele gevallen is het noodzakelijk om te kiezen voor een digitaal examen met online toezicht via proctoring.

Dat is een programma dat jou, je omgeving en je computer monitort terwijl je je examen aflegt. Een systeem van artificiële intelligentie registreert eventuele verdachte zaken. Als er een vermoeden van fraude is (en alleen dan), zal de lector die momenten herbekijken. Worden er effectief onregelmatigheden vastgesteld, dan meldt hij/zij dit aan de voorzitter van de examencommissie. Maak je niet ongerust: even wegkijken, je kat die ongewenst binnenkomt, een hond die buiten blaft … zal niet meteen als een onregelmatigheid aanzien worden.
 

Wat is de impact van digitaal examineren op mijn privacy?

AP heeft besloten om online proctoring, en het gebruik en de opname van video, geluid en scherm, in te zetten om de goede organisatie van de examens mogelijk te maken. Dat beleid is tot stand gekomen na een zorgvuldige afweging, de zorgen van de studenten over hun privacy en de wettelijke verplichting van AP om de betrouwbaarheid van de examens te kunnen verzekeren.

We begrijpen uiteraard dat je je afvraagt hoe het zit met de impact op je privacy. Bij AP hechten we veel belang aan de privacy van onze studenten, we doen dan ook al het nodige om die te beschermen. Onder meer volgende maatregelen zijn geldig:

  • Proctoring, alsook het gebruik en de opname van video, geluid en scherm, zullen enkel worden toegepast als er geen alternatieven zijn.
  • We minimaliseren de impact op de privacy door alleen de noodzakelijke functionaliteiten toe te passen, die relevant zijn om de wettelijkheid van het examen te waarborgen.
  • De data die AP van de studenten ontvangt in het kader van online proctoring worden enkel gebruikt in het kader van de deelname aan examens en de evaluatie ervan. Zo kan AP de noodzakelijke opnames van de digitale examens nooit voor andere doeleinden gebruiken.
  • Cameratoezicht en het gebruik en de opname van video, geluid en scherm, worden in het kader van online proctoring enkel toegepast nadat we daarvoor de expliciete toestemming van de student hebben ontvangen. Je hebt op elk ogenblik de mogelijkheid om deze toestemming in te trekken, via gegevensbescherming@ap.be.
  • De data zijn alleen toegankelijk voor daartoe geautoriseerde personen binnen AP, en worden alleen bekeken als er een vermoeden van fraude is.
  • De data worden opgeslagen in een streng beveiligde omgeving.
  • Na vastgelegde tijd worden de data vernietigd.

Via deze methode kunnen we op een veilige en betrouwbare manier de waarde van het diploma waarborgen, en tegelijkertijd grote groepen studenten op afstand examineren. Ondanks deze voorzorgsmaatregelen kan het zijn dat een individuele student toch bezwaar heeft tegen de toepassing van proctoring en het gebruik en de opname van video, geluid en scherm. Voor die studenten wordt voorzien in een alternatieve regeling om aan de examens deel te nemen. 

5. Op de campus examens afleggen

Waarom gaan sommige examens toch op de campus door? 

Schriftelijke en mondelinge examens gebeuren zoveel mogelijk digitaal vanop afstand. In uitzonderlijke gevallen kunnen examens toch op de campus plaatsvinden:

  • bij gebrek aan geschikte voorzieningen (werkplek en/of middelen) 
  • bij technische problemen
  • vanuit juridisch oogpunt 
     

Hoe worden examens op de campus georganiseerd? 

Voor de examens op de campus gelden volgende richtlijnen: 

  • Hou te allen tijde voldoende afstand (min 1,5 m): tijdens het wachten, tijdens het examen, tijdens het binnen- en buitenkomen van de lokalen ...

Voor het examen

  • De examenexemplaren worden op voorhand op de aangeduide zitplaatsen verdeeld. De examinator en eventuele toezichter(s) dragen hierbij handschoenen.
  • Studenten bereiden zich op een vast aangeduide plaats voor.
  • Studenten wachten tot ze uitgenodigd worden door een AP-medewerker om het lokaal te betreden.
  • Studenten nemen plaats op de aangeduide plekken. Loop niet nodeloos rond.

Tijdens het examen

  • Er wordt geen materiaal uitgewisseld, dus studenten voorzien zelf het nodige (bv. balpen, rekenmachine, headset ...)
  • Bij mondelinge verdedigingen worden de examinator en student gescheiden door een plexischerm.
  • De examinator neemt tijdens het examen een vaste plaats in. De plek van de student wordt bij iedere wissel gereinigd met 70% ethanol of desinfecterende doekjes.
  • Studenten nemen enkel plaats op de aangeduide plekken. In computerlokalen kan je deze als volgt herkennen:
    • Het scherm is weggedraaid.
    • Het toetsenbord is verwijderd.
    • De stroomkabel is niet aangesloten.
  • Toetsenborden worden afgedekt met huishoudfolie en verwisseld bij elke nieuwe gebruiker. 
    • Bij schriftelijke examens gebeurt dit door de poetsploeg.
    • Bij mondelinge examens gebeurt dit door de student die plaatsneemt.
  • Computermuizen en schermen worden bij het betreden van het lokaal gereinigd met doekjes met 70% alcohol.
    • Bij schriftelijke examens gebeurt dit door de poetsploeg.
    • Bij mondelinge examens gebeurt dit door de student die plaatsneemt.

Na het examen 

  • Er wordt een gespreid vertrek gehanteerd.
  • Studenten deponeren bij het verlaten van het lokaal hun examen in de voorziene plastic bak
  • Studenten deponeren bij het verlaten van het lokaal de gebruikte folie (toetsenbord) in de voorziene afvalbak.
  • Schriftelijke examens worden pas na 48 uur behandeld door de examinator.